Indemnité télétravail : l’enjeu pour les entreprises qui encouragent à travailler de chez soi

Aperçu
Les entreprises qui encouragent à travailler de chez soi doivent désormais intégrer l’indemnité télétravail dans leur politique RH et RSE pour concilier performance économique et responsabilité sociétale. L’indemnisation des frais liés au domicile travail permet de couvrir les frais engagés (électricité, internet, mobilier) et de répondre aux enjeux de fidélisation des collaborateurs. Si certains optent pour un forfaitaire simplifié, d’autres préfèrent les frais réels justifiés par des justificatifs, modulant ainsi l’imposable et les cotisations sociales. Enfin, l’adoption d’une allocation forfaitaire contribue à renforcer l’image RSE de l’entreprise en réduisant son empreinte carbone et en s’inscrivant dans une démarche de développement durable.

1. Contexte et enjeux du télétravail

Le passage massif au télétravail en France, amorcé lors de la pandémie de 2020, s’est pérennisé : selon l’Observatoire 2023 du télétravail, 72 % des salariés déclarent mieux se concentrer depuis leur domicile, ce qui améliore la productivité et la qualité du travail fourni. Pour les entreprises, cette pratique représente un enjeu stratégique majeur, tant en termes de réduction des coûts de locaux et d’infrastructures (économies sur les frais professionnels, barème kilométrique et frais kilométriques) que d’attraction des talents, 64 % des professionnels considérant les engagements RSE comme un critère clé dans leur choix d’employeur. L’essor du télétravail a ainsi bouleversé la gestion des notes de frais, du forfait kilométrique et de la déduction des frais réels, poussé par la nécessité de gérer un trajet domicile-travail quasi nul et de maîtriser les frais de transport.

2. Coûts directs et indirects pour les entreprises

Coûts fixes et variables

Les coûts directs liés au télétravail se subdivisent en deux catégories :

• Forfait d’indemnités : les entreprises peuvent verser une indemnité forfaitaire de 2,70 € par jour, plafonnée à 59,40 € par mois, ou fixer un montant mensuel selon le nombre de jours de télétravail, par exemple 21,80 € pour deux jours.
  
• Remboursement des frais réels : couvre les dépenses professionnelles (électricité, chauffage, internet) sur présentation de justificatifs, permettant d’optimiser les déductions fiscales et les exonérations URSSAF.

Ces montants peuvent être considérés comme indemnités de transport, allocations forfaitaires, ou frais professionnels, et s’inscrivent dans le barème fiscal en vigueur.

Impacts indirects

Le télétravail induit aussi des coûts indirects :

• Maintenance et remplacement du matériel informatique et du véhicule personnel pour certains déplacements professionnels résiduels.
  
• Gestion accrue des frais de mission, des notes de frais, et organisation de déplacements professionnels complémentaires pour préserver la cohésion d’équipe.

Toutefois, ces coûts sont généralement compensés par la baisse des frais de déplacement (transport en commun, carburant), du barème kilométrique, et de l’abattement sur le revenu imposable des salariés.

3. Bénéfices opérationnels et humains

Productivité et bien-être

Selon une étude de l’Apec, 60 % des télétravailleurs estiment être plus productifs, et 67 % des cadres seraient mécontents d’une réduction du télétravail. Le gain de temps, avec un temps de trajet réduit à zéro, améliore l’équilibre vie pro-vie perso, diminue l’absentéisme et les frais de repas en dehors du domicile.

Attractivité et fidélisation

La mise en place d’une indemnisation des frais liée au télétravail renforce l’image employeur : 82 % des cadres souhaitent maintenir ou augmenter leur volume de télétravail en 2025. Les avantages sociaux comme l’allocation forfaitaire permettent aux organisations de se démarquer dans un marché du travail compétitif, réduisant le taux de turnover, parfois estimé entre 20 % et 25 % dans certains secteurs.

4. L’Indemnité télétravail dans la stratégie RH

Conception et mise en œuvre

L’indemnité télétravail s’intègre dans une politique RH structurée : selon Jean-Marie Peretti, professeur à l’Essec Business School, elle doit être co-construite avec les salariés pour répondre aux enjeux de mobilité professionnelle et de management hybride. Les DRH peuvent choisir entre un forfait kilométrique, une déduction forfaitaire, ou un remboursement des frais réels, en cohérence avec la convention collective et les directives de l’administration fiscale.

Impacts fiscaux et sociaux

L’exonération partielle des cotisations sociales et l’imputabilité sur le revenu imposable dépendent du respect du barème kilométrique et du montant de l’indemnité forfaitaire. Un versement excessif peut être requalifié en avantage en nature, soumis à cotisations, d’où l’intérêt d’un montant réel justifié.

5. Vers une RSE plus hybride

L’intégration de la RSE dans la stratégie RH, en lien avec le télétravail, permet de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise en limitant les déplacements, le kilométrage parcouru et les émissions de CO₂. Selon une étude de Save Eat, inscrire l’indemnité télétravail dans une démarche RSE renforce l’engagement des salariés et contribue à l’innovation sociale en favorisant la sobriété énergétique et la diversité. À l’avenir, les entreprises devront concilier télétravail et présentiel pour optimiser la créativité, tout en adaptant leurs allocations forfaitaires et leurs politiques de remboursement pour rester attractives et responsables.

Conclusion :

L’indemnité télétravail renforce l’attractivité du lieu de travail à domicile tout en garantissant une juste prise en charge des frais engagés par le collaborateur. Entre remboursements de frais réels (électricité, frais de carburant, péage) et solutions forfaitaires, l’objectif est de permettre de déduire des dépenses déductibles du revenu imposable lors de la déclaration de revenus, sans devenir un avantage en nature soumis à charges sociales.

Que l’on opte pour un montant basé sur le barème kilométrique (calculant le nombre de kilomètres parcourus en aller-retour, distance parcourue et puissance fiscale) ou pour une allocation forfaitaire exonérée, chaque entreprise doit définir ses barèmes en cohérence avec la convention collective et l’administration fiscale. Le recours aux indemnités kilométriques permet ainsi de rembourser les frais de transport en commun ou de véhicule personnel, que ce soit pour un trajet domicile travail, un déplacement professionnel ou un grand déplacement.

Pour alléger la charge des frais, il est possible de faire rembourser les frais de déplacements sur justificatifs, via une note de frais, et d’appliquer une déduction forfaitaire ou les frais réels si l’activité professionnelle l’exige. Bénéficiant d’une exonération partielle, ces remboursements peuvent être considérés comme un levier RSE stimulant la mobilité durable, tout en sécurisant le salarié sur la prise en charge des frais engagés et en optimisant le montant des frais remboursés.